Votre environnement direct favorise des initiatives et des suggestions innovantes de votre part pour développer votre efficience et/ou celle de votre équipe. 

AVANT – 101 réponses

APRÈS – 116 réponses

Résultats présentés en pourcentage (%)

Votre environnement direct mobilise convenablement l’expertise des membres de l’équipe.

AVANT – 102 réponses

APRÈS – 116 réponses

Résultats présentés en pourcentage (%)

Mesures déjà existantes pour la satisfaction et l’amélioration continue dans la plupart des équipes

• Culture d’amélioration continue dans le fonctionnement : poser des questions, favoriser les discussions constructives, l’échange le partage de connaissance : faire en sorte que les employés se sentent suffisamment à l’aise pour parler de ce qui touche leur vie en général s’ils le souhaitent et proposent de nouvelles façons de faire ou de bonnes pratiques
• Plan d’action annuel en place depuis plus d’un an avec axe d’amélioration/optimisation continue et objectifs transversaux : se réalise avec des comités composés d’employés permettant de soulever leurs enjeux dans les dossiers et dans les processus afin d’améliorer les points priorisés par l’équipe :
  • Exercice de mise en commun de piste d’amélioration
  • Expertise en place qui permet de proposer des solutions efficaces et pertinentes
  • Approche qui accroît l’efficacité au quotidien tout en créant une belle entraide
• Suivis hebdomadaires, mensuels ou annuels pour évaluer les objectifs individuels de chaque membre de l’équipe avec rétroaction du mois précédent + recherche conjointe de moyens pour améliorer la compétence et l’efficience
• Discussions lors de rencontres d’équipe de moyens pour améliorer les processus
• Identification des besoins au cas par cas : demander de temps en temps si des besoins particuliers ont émergé ou des aspects à améliorer :
  • Réponses variables selon les équipes : cela peut aller de besoins matériels à la demande de postes supplémentaires
• Identification en équipe d’enjeux éventuels avec fournisseurs externes et points d’amélioration à clarifier pour optimiser la collaboration
• Identification de piste de réflexion proposée plus souvent à des groupes qu’à des individus => rétroaction en groupe ou retournée de façon individuelle 

À noter 

• Souvent de petits ajustements peuvent faire une grande différence… Mais le changement est plus facile quand implique une seule équipe
• À la suite de divers enjeux (RH, mouvements de personnel, sous-effectifs, formation répétée de nvx employés), scepticisme parfois à l’endroit de toute proposition de communication ou d’amélioration => réticence à penser le changement : urgence à « éteindre les feux » et stabiliser la situation avant de pouvoir passer en mode développement et optimisation
• Démontrer que « c’est le temps de penser autrement » avec l’arrivée de nouvelles personnes au groupe de directions (VR, Recteur)
• 2024 doit être exploitée au mieux pour : réformer / optimiser / réorganiser
• Bonnes idées, mais qui se butent à la lourdeur administrative ou au refus d’ajout de personnel ou de transformation organisationnelle
• Difficile de proposer des actions avec des répercussions en dehors du service : souvent mal reçues ou trop laborieuses à réaliser

Mesures déjà existantes

• Plan d’action annuel : processus d’évaluation en continu par l’entremise des comités d’améliorations et étapes de mise en place de solution à venir; parmi les principaux freins ou éléments bloquants à améliorer : le manque de temps et le manque de support informatique
• Processus d’amélioration continue en place dans de petites équipes qui peuvent ainsi gérer les irritants ou les améliorations possibles dès leur identification
• Coordination déjà efficace avec les différents services impliqués lors de grandes modifications de fonctionnements (plan de comm, diffusion du changement à opérer, etc.)

Réponses lors de demandes ou réflexions s’inscrivant dans le cadre du plan Printemps 2024

• Analyse des solutions les plus pertinentes et actions mises en place (ex. : achats de réfrigérateurs => évaluation des coûts) + équipes avisées
• Dans le cas de demandes non réalistes (pourvoir des postes rapidement) : retour en fournissant des explications (actions à prendre avec les RH et autres pistes à explorer)
• Proposition d’idées visant plus particulièrement le fonctionnement de l’équipe : actions liées à la communication (visites de chantiers, infolettre, livret d’accueil), à la formation (spécifique ou commune) ou encore aux outils pouvant améliorer le travail au quotidien (informatiques, gestion de projet)
• Rencontres proposées pour uniformiser les connaissances de l’équipe sur le processus et inciter les membres plus anciens à partager leurs expériences, les trucs et les bonnes pratiques => efficience
• Rencontre en lien avec l’aspect rentabilité de secteurs => résultats positifs pour la première fois en 5 ans qui démontrent les efforts fournis avec des résultats positifs
• Projets à rédiger dans certaines équipes pouraméliorer les processus ou l’imputabilité (en cours)
• Lors d’enjeux éventuels avec fournisseurs externes, procédure de travail conjointe revue ensemble et envoyée à tous les intervenants + suivi prévu
• Changement de système réalisé avec les suggestions et collaboration des employés (location de vestiaires)
• Rencontres de groupe et avec des services collaborateurs pour des solutions développées en équipe (délocalisation des RIG )
• Plusieurs solutions proposées pour réduire le nombre d’irrégularités et améliorer l’efficience entre académique et administratif : amélioration de site web, capsules de formation pour des sujets pointus, chantier Lean Six Sigma en cours, etc.

À noter

• Pour que cela fonctionne : clarté et transparence sont indispensables!
• Parfois, cela paraît « simple » de recueillir les propositions, mais plus une grande implication n’est pas toujours possible lorsqu’on doit évaluer, enclencher et informer les diverses parties prenantes => projets pas aboutis par fautes de moyen (temps, $$$, RH, ou priorités).
• Constat de manque d’ouverture de services à voir l’UQAM comme un tout et à avoir des priorités plus communes, moins de silos.