Vous recevez en temps et lieu l’information nécessaire pour comprendre ce qui se passe au sein de votre direction.

AVANT – 102 réponses

APRÈS – 116 réponses

Résultats présentés en pourcentage (%)

Vous pouvez communiquer avec votre supérieur immédiat et avez la sensation que l’on vous entend.

AVANT – 102 réponses

APRÈS – 116 réponses

Résultats présentés en pourcentage (%)

Actions déjà en place

Réunions d’équipe formelles

• Comité de gestion de direction, statutaire, rencontres en groupe et sous-groupes, bilan annuel individuel, etc
• Fréquence : hebdomadaire, aux 2 semaines, bimensuelle, mensuelle, etc.
• Capsule d’information mensuelle à tous les employés
• Canal de conversation Teams

Rencontres informelles

Partage d’informations autour d’un café ou pour élaborer la coordination de projets avec d’autres services, ou gestionnaires qui ont l’habitude de « faire le tour des équipes le matin »

• Ajout de l’info du VRAF en vrac plutôt dans les rencontres d’équipe régulières
• Déplacement du jour de rencontre hebdomadaire pour la placer après le VRAF en vrac
• Évaluation de la pertinence info à transmettre (pas toujours utile aux équipes terrains)

En cas d’ajout d’information de dernière minute du VRAF et/ou de ses directions, ou situation d’urgence :

• Ajout de courte rencontre supplémentaire si requis dans l’urgence
• Ajout de sujets transversaux dans l’ordre du jour des réunions d’équipe
• Rencontres Teams additionnelles
• Rédaction d’un récapitulatif des infos à transférer aux équipes pour uniformiser et faciliter le choix de l’information à transmettre
• Plan afin de créer une  »banque d’infos » disponible aux membres de l’équipe

À noter 

• Distinguer la gestion de l’info au niveau des directions et au niveau des gestionnaires : selon les cas, répercussion sur plusieurs paliers
• Selon la taille des équipes (de 4 à 125 personnes) : répercussion qui implique une gestion plus ou moins importante des différents canaux de diffusion => plus facile en présentiel (communication informelle)
• Parfois difficile, voire impertinent de transmettre des infos d’un VRAF en vrac vers les équipes terrains + aussi peu d’intérêt de la part de certaines à comprendre le mandat du VRAF
• Lors d’enjeux de mouvements de personnels dans certaines équipes : scepticisme ancré à l’endroit des communications => plus de barrages à faire sauter

Information : circule de A vers B
Communication : circule de A vers B et de B vers A

En général, dans la plupart des équipes, constat d’une communication déjà bien en place et sentiment d’être au courant de l’information pertinente (voir résultats sondage avant/après) : volonté d’équilibre entre livrer de l’information, cueillir de l’information terrain, échanger, décider en équipe.

Pour certaines directions, Plan d’action annuel qui comporte déjà les dimensions de communication et d’amélioration continue.

Transparence et dialogue lors des rencontres pour favoriser l’adhésion aux grandes orientations du VRAF

• Période de questions après dévoilement de nouvelles informations 
• Approfondissement quand l’orientation touche directement l’équipe
• Partage de l’information : tours de table permettant à chacun de souligner les points saillants de ses projets : mises à jour de calendrier des chantiers + mises en commun des connaissances
• Sources de référence consultables par l’équipe (Canal Teams avec moteur de recherche pour historique de questions)
• Connecter la stratégie institutionnelle à leurs dossiers

Communication de proximité favorisée par le travail en présentiel

• Approche de « porte ouverte » : permettre à l’équipe de poser des questions en dehors des réunions
• Gestionnaire qui se déplace pour les statutaires : disponibilité et dialogue en « tête-à-tête »
• Équipes de terrain : rencontres formelles mensuelles ou trimestrielles pour discuter ensemble de la planification ou de la coordination des projets
• Fréquence, format et contenu des rencontres adaptés continuellement : plus d’échange et rendre la parole la plus libre possible

Au niveau des directions : organisation de rencontre de différents types où le dialogue est priorisé

• Statutaires hebdomadaires individuels ou à plusieurs directions
• Réunions de corps de métiers
• Rencontres informelles de 30 minutes avec les nouveaux employés ou avec ceux partant : temps d’échange libre très intéressant et précieux d’un point de vue de l’information fournie / susciter le dialogue, l’échange entre personnes etc.
• Création de comités pour travailler les orientations de l’équipe ensemble

À noter

• Nouveau partage d’informations délicates, en mentionnant à l’équipe sujets sensibles ou confidentiels => augmentation de la confiance
• Gestes de prévenance : amélioration de la communication par l’implication du gestionnaire
• Parfois, reproche des équipes de ne pas être mises au courant de changements qui s’opèrent dans d’autres services et/ou d’autres VR : « l’UQAM se transforme plus vite que les changements s’annoncent »