Les 4 SENS du printemps

Le Plan a comme objectif de développer les 4 axes suivants :

Avançons dans le même SENS

Vision et orientations

Pourquoi?

Il s’agit de partager une vision unique et commune à chaque membre du VRAF afin que chacune et chacun comprennent bien la structure, le mandat et la vision qui gouvernent notre vice-rectorat. Pour agir à un niveau individuel en adéquation avec cette mission essentielle à l’UQAM, il importe de nous rappeler ensemble ce à quoi nous participons; ce pour quoi, chaque matin, nous nous attelons à notre tâche et réalisons ce que nous devons accomplir. En renforçant l’idée d’un même but unique et unilatéral à partager et à atteindre, il nous est alors plus facile de ressentir et de renforcer, de façon individuelle et collectivement, notre lien d’appartenance au VRAF et mieux évaluer sa place au sein de l’UQAM. Nous devenons alors réellement chacune et chacun, les maillons d’une même chaîne…

Comment?

Pour réussir cela de façon concrète, le vice-recteur et les différentes directions du VRAF s’engagent à réaliser deux actions durant ce printemps : 

  • Établir un cycle de gestion annuel qui offrira une vision globale de toutes les actions posées au sein du VRAF dans son ensemble ainsi que leurs échéances durant une année complète.
  • Définir les 3 grandes orientations de 2024 à 2029, qui guideront nos projets, nos innovations et notre implication dans la réussite, pour l’UQAM, du plan stratégique 2025-2029.

Parlons-en dans tous les SENS 

Communication et circulation de l’information 

Pourquoi?

L’une des clés de notre réussite, en tant qu’unité mandataire du Rectorat, est de COMMUNIQUER et de faire CIRCULER entre nous l’information de chaque équipe, chaque unité, chaque direction, autant que faire se peut. « Casser les silos », comme on dit… La volonté de partager l’information est à la base également d’une meilleure connaissance, d’une meilleure compréhension de l’autre et de sa place dans cet ensemble. À la base d’une collaboration gratifiante, transmettre l’information est aussi un gage certain d’une plus grande efficacité et de réussite pour nos divers projets. Il est fréquent, en effet, que ceux-ci impliquent, à un moment ou à un autre, différentes équipes; il est donc fondamental qu’entretemps toutes soient au courant de ce qui se réalise! 

Comment?

Pour inciter et favoriser activement une communication dans tous les sens, il est proposé d’instaurer deux actions durant ce printemps, l’une au VRAF, l’autre dans et par les équipes :

  • La mise en place depuis janvier d’une rencontre hebdomadaire, Le VRAF en vrac, qui réunit les 22 cadres du VRAF afin que toutes et tous puissent échanger et débattre de façon informelle de l’actualité de leurs équipes respectives; cette rencontre offre aussi au vice-recteur la possibilité de leur transmettre des nouvelles du rectorat et d’en apprendre également davantage sur des projets en cours. Il est attendu des cadres présents de diffuser ensuite au sein de leurs unités ce qui est échangé lors de ces rencontres, selon la pertinence des infos. 
  • Créer un canal de diffusion de l’info propre à chaque équipe : que ce soit pour diffuser l’information entendue au VRAF en vrac, communiquer les dernières nouvelles d’avancement de projets, permettre aux membres d’une équipe ou d’une unité de soumettre une information ou de poser une question, il est essentiel que chaque équipe crée et promeuve un canal de diffusion qui convienne à son mode de fonctionnement, sa taille, sa localisation sur le campus, etc.  

Donnons du SENS au quotidien 

Optimisation des réalisations et innovation

Pourquoi?

Pour que le travail au quotidien ait du sens, il doit être perçu par la personne qui l’effectue comme efficace, faisant partie d’un tout; aussi petite soit-elle, chaque réalisation doit être une pierre essentielle à l’édifice, donc s’avérer efficiente. La personne doit pouvoir percevoir la place et l’importance de son travail dans le fonctionnement de son équipe, voire de son service, du VRAF et enfin de l’UQAM. La base même de sa motivation réside dans son sentiment d’utilité et d’accomplissement. La personne effectuant la tâche est, parfois, le mieux placée pour envisager quels aspects bonifier, modifier, supprimer afin d’optimiser son efficience et par le fait même d’augmenter son degré de satisfaction. Dans la lignée d’une plus grande communication et grâce au canal de diffusion, il importe de stimuler les échanges et de provoquer une remise en cause bilatérale de nos façons de faire; à plus long terme, l’idée est d’instaurer une réflexion en profondeur sur l’efficience et l’optimisation des processus. Cette démarche s’inscrit parfaitement dans la demande du Ministère, qui depuis trois ans permet à l’Université de maintenir son équilibre financier, et celle-ci doit en contrepartie revoir de façon pérenne ses façons de faire. C’est justement ce qu’ambitionne cet axe du Plan!

Comment?

Pour optimiser la réalisation individuelle ou d’équipe, il est proposé de favoriser activement une communication entre personnes employées et responsables à travers un échange d’idées : 

  • Susciter la réflexion de la personne employée vis-à-vis de sa satisfaction en termes d’efficience au quotidien; par exemple poser la question suivante : « S’il y avait une chose réaliste et réalisable à faire immédiatement pour augmenter ton impact au travail, ce serait quoi ? »
  • JE propose… : la personne employée qui le souhaite identifie à titre individuel ou de groupe une problématique spécifique, sa résolution envisagée, ou encore une innovation, et en fait part à sa ou son responsable immédiat.
  • ON évalue, ON enclenche, ON informe : en réponse à cette suggestion, la ou le responsable immédiat va durant le printemps : 
    • évaluer la faisabilité, les actions à poser, l’échéancier, etc.
    • enclencher des actions
    • en informer la personne employée ou le groupe 

PSSTT ! Ce ne sont pas que des paroles en l’air… On a un (petit) budget pour financer vos idées au besoin !

Pour être bons, soyons bien,
le gros bon SENS

Notre bien-être

Pourquoi?

Le vice-rectorat se veut un milieu de travail sain, stimulant respectueux, permettant le développement professionnel. Pour que l’on puisse « être bons », il importe avant tout d’être bien! Cet axe a pour ambition le bien-être de la personne, derrière le bureau, sur le terrain, seule, en équipe, en présentiel ou à la maison; il vise l’humain derrière la réalisation ainsi que son environnement. Il s’agit de décider des valeurs à mettre de l’avant, celles qui sont et seront toujours non négociables dans nos façons d’être entre nous au VRAF. Ainsi, la PRÉVENANCE, qui selon le Grand Robert se définit comme notre « disposition à être attentif au bien-être de quelqu’un », a été choisie comme étant la première valeur, celle de ce printemps 2024.

Comment?

Afin de répandre la prévenance parmi les membres du VRAF, deux actions peuvent être entreprises sur une base volontaire :

  • Poser un geste prévenant, quel qu’il soit, auprès de qui que ce soit, de façon anonyme ou déclarée, personnelle ou en groupe. Vous pouvez ensuite nous faire part de vos actions via la page prévue à cet effet.
  • Les Palmes du VRAF : à la fin du printemps, un vote sera proposé à l’ensemble du VRAF afin de décerner un prix (symbolique) au geste le plus inspirant!

Votre précieuse collaboration est essentielle au succès de cette initiative. 
Comment faire pour être CRÉDIBLE ? Restez AUTHENTIQUE !

Si vous avez des questions ou des commentaires, n’hésitez pas à nous contacter par courriel.